아이젠하워 매트릭스 작성법: 효과적인 시간 관리와 우선순위 설정

업무와 일상에서 생산성을 높이려면 우선순위 설정이 필수적이다.

그중에서도 아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)는 중요한 일과 급한 일을 구분해

효율적으로 시간 관리를 할 수 있는 방법으로 널리 알려져 있다.

이 글에서는 아이젠하워 매트릭스의 개념과 작성 방법을 소개하고,

이를 통해 할 일을 체계적으로 관리하는 방법을 정리하겠다.

 

 

1. 아이젠하워 매트릭스란?

아이젠하워 매트릭스는 미국의 34대 대통령이자 2차 세계대전의 연합군 총사령관이었던 드와이트 D. 아이젠하워(Dwight D. Eisenhower)가 고안한 시간 관리 기법이다.

그는 '급한 일과 중요한 일은 다르다'는 생각을 바탕으로 이 매트릭스를 만들어,

할 일을 급한 정도와 중요도에 따라 네 가지 사분면으로 분류했다.

 

2. 아이젠하워 매트릭스의 네 가지 사분면

아이젠하워 매트릭스는 할 일을 긴급성과 중요도에 따라 네 가지로 분류한다.

각 사분면은 아래와 같이 구성됩니다.

• 1 사분면 (긴급하고 중요한 일): 즉시 실행해야 하는 일.
  ex) 마감이 임박한 업무, 중요한 회의.
• 2 사분면 (긴급하지 않지만 중요한 일): 장기적인 목표와 성장을 위해 필요하지만, 바로 해야 할 일은 아닌 일.
  ex.) 자기 계발, 관계 구축
• 3 사분면 (긴급하지만 중요하지 않은 일): 방해 요소가 될 수 있는 일로, 가능한 한 위임하거나 줄이는 것이 좋다.
  ex) 긴급한 전화, 회의 요청 등이 예시입니다.
• 4 사분면 (긴급하지 않고 중요하지 않은 일): 시간 낭비.
  ex) 필요하지 않은 인터넷 서핑, TV 시청

이러한 분류를 통해 해야 할 일의 우선순위를 명확히 할 수 있으며, 중요한 일에 시간을 더욱 효율적으로 사용한다.

 

3. 아이젠하워 매트릭스 작성법

아이젠하워 매트릭스를 작성하는 방법은 매우 간단하다. 

 

1) 네 가지 사분면 그리기

네 개의 칸을 그려 사분면을 만들고, 각 칸을 아래와 같이 나눈다.

• 1 사분면: 긴급하고 중요한 일
• 2 사분면: 긴급하지 않지만 중요한 일
• 3 사분면: 긴급하지만 중요하지 않은 일
• 4 사분면: 긴급하지 않고 중요하지 않은 일

네 가지 사분면

 

2) 할 일 목록 작성하기

오늘 또는 이번 주에 해야 할 모든 일을 적어본다. 이때 업무, 집안일, 개인적인 일 등 모든 활동을 포함한다.

 

 

3) 긴급성과 중요도에 따라 분류하기

작성한 할 일 목록을 하나씩 검토하며 긴급성과 중요도에 따라 네 가지 사분면 중 하나에 배치한다.

예를 들어, 프로젝트 마감일이 오늘인 업무는 1 사분면에, 개인 성장과 관련된 독서나 운동은 2 사분면에 넣는다.

 

4) 계획 세우기

각 사분면에 따라 일의 우선순위와 계획을 세운다.

하단에서 추가로 자세하게 정리해 보았다.

 

 

4. 각 사분면의 할 일 처리 방법

아이젠하워 매트릭스를 효과적으로 활용하려면 각 사분면에 있는 일을 어떻게 처리할지 계획하는 것이 중요하다.

 

1 사분면: 긴급하고 중요한 일 - 즉시 실행

이 사분면은 신속하게 실행해야 하는 중요한 일이다.

중요한 프로젝트 마감, 긴급한 보고서 작성 등이 이에 해당하며, 우선적으로 처리해야 한다.

이 항목을 줄이는 것이 장기적으로 스트레스를 줄이는 방법이기도 하다.

 

2 사분면: 긴급하지 않지만 중요한 일 - 계획하여 실행

이 사분면은 성장을 위한 일로, 장기적인 목표와 관련이 있다.
운동, 학습, 인간관계 등이 포함되며, 매일 일정 시간을 할애해 점진적으로 진행하는 것이 좋다.
이 영역의 일에 집중할수록 장기적인 성과를 얻을 수 있다.

 

3 사분면: 긴급하지만 중요하지 않은 일 - 위임

긴급하지만 중요하지 않은 일은 다른 사람에게 위임할 수 있다면 맡기는 것이 좋다.

예를 들어 회의 일정 조율, 단순한 이메일 답변 등이 해당하며, 가능하다면 이 일을 최소화해 나의 시간을 절약하자.

 

4 사분면: 긴급하지 않고 중요하지 않은 일 - 제거 또는 최소화

이 영역의 일은 시간 낭비에 해당하므로 가능한 한 줄이거나 제거하는 것이 좋다.

불필요한 인터넷 서핑, TV 시청 등을 줄이면 더 중요한 일에 집중할 수 있다.

 

 

5. 아이젠하워 매트릭스의 장점

아이젠하워 매트릭스를 통해 할 일을 명확하게 분류하고 우선순위를 정하면 다음과 같은 장점이 있다:

• 생산성 향상: 중요한 일에 집중함으로써 효과적으로 시간을 사용할 수 있습니다.
• 스트레스 감소: 긴급하고 중요한 일을 미리 파악해 대비할 수 있어 업무 부담을 줄입니다.
• 장기적 목표 달성: 2 사분면의 일에 집중함으로써 자기 계발과 성장을 도모할 수 있습니다.

 

아이젠하워 매트릭스는 쉽고 직관적인 방법으로 할 일의 우선순위를 설정할 수 있는 유용한 도구이다.

이 매트릭스를 활용해 자신만의 업무 효율을 높이고, 중요한 일에 더 많은 시간을 투자하자.

아이젠하워 매트릭스를 통해 목표 달성에 한 걸음 더 가까워질 수 있을 것이다.